Keine Anfrage geht verloren
Dein bestehendes Postfach (info@…) bleibt, wie es ist — Anfragen liest es direkt ein und macht aus jeder E-Mail eine Vorgangsmappe im Eingangskorb: zuweisen, antworten, nachfassen.
Postfach direkt einlesen
Dein bestehendes info@-Postfach bleibt bestehen — Anfragen bindet es direkt an, bis zu 5 Postfächer inklusive. Jede eingehende Mail wird automatisch zum Vorgang.
Zuweisen und beantworten
Jeder Vorgang bekommt einen Status und einen Zuständigen — Textbausteine mit Variablen sparen beim Antworten Tipparbeit, interne Notizen halten die Übergabe zwischen Kollegen fest.
Wiedervorlage statt Liegenlassen
Meldet sich der Kunde bis zum gesetzten Termin nicht, kommt die Mappe von selbst wieder hoch — statt einer SLA-Matrix. Antwortet er, liegt sie sofort wieder oben. Und was zu lange auf Antwort wartet, fällt im Eingang von allein auf.
Kategorie, VIP und Sperrvermerk auf einen Blick
Jeder Kunde bekommt eine Kategorie (Kunde, Interessent, Lieferant, Partner, Sonstige), lässt sich als VIP markieren oder mit Sperrvermerk samt Grund versehen — beides steht direkt am Namen, ganz ohne Blättern durch Reiter.
Dublettenprüfung statt doppelter Kartei
Passt ein neuer Name, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse zu einem Bestandskunden, warnt ein ruhiger Hinweis vor dem Anlegen — er blockiert nie, lässt sich aber jederzeit zusammenführen. Ein eigenes Werkzeug prüft auf Wunsch die gesamte Kartei auf einmal.
Jede E-Mail wird automatisch ein Vorgang
Bis zu 5 Postfächer sind inklusive, angebunden über eine technisch neutrale IMAP-Maske. Google Workspace wird bewusst nicht unterstützt (kein Preset, keine Doku, kein Gmail-OAuth) — ob ein Google-Postfach damit läuft, versprechen wir nirgends. Jede eingehende Anfrage erscheint automatisch als eigene Vorgangsmappe, inklusive Kollisionswarnung, wenn zwei Kollegen gleichzeitig antworten wollen.
Neu · In Klärung · Angebot draußen · Gewonnen · Abgesagt
Jeder Vorgang bekommt einen Zuständigen und einen klaren Status. Interne Notizen und Textbausteine mit Variablen halten die Übergabe zwischen Kollegen reibungslos, ohne dass Absprachen im Kopf bleiben.
Meldet er sich nicht, kommt die Mappe zurück
Statt einer SLA-Matrix bekommt jeder Vorgang bei Bedarf einen Wiedervorlage-Termin — meldet sich der Kunde bis dahin nicht, taucht die Mappe von selbst wieder oben im Eingangskorb auf.
Ein paar feste Sätze, die du an- und abschalten kannst
Wer antwortet, muss nichts nachtragen: Die Wiedervorlage verschwindet, und eine neue Anfrage rutscht von „Neu“ auf „In Klärung“. Antwortet der Kunde, liegt die Mappe sofort wieder auf dem Tisch — auch dann, wenn sie längst abgehakt und archiviert war; in der Mappe steht anschließend, warum sie wieder offen ist. Und was zu lange auf eine Antwort wartet, hebt sich im Eingang von selbst hervor, auch ohne gesetzten Termin. Bewusst kein Baukasten für eigene Regeln: Die Sätze stehen fest, du schaltest sie an oder aus und stellst höchstens die Zahl der Tage ein.
Kontakt, Ansprechpartner und Anfragen-Verlauf je Kunde
Name, Kontakt und der bisherige Anfragen-Verlauf an einem Ort, dazu beliebig viele Ansprechpartner mit Anrede und Funktion (einer als Hauptkontakt markierbar) — Textbausteine grüßen damit automatisch persönlich statt mit einem unpersönlichen „Guten Tag“. Eine Kundennummer (an deiner Buchhaltung ausrichtbar), Kategorie sowie VIP- und Sperrvermerk ordnen die Kartei; eine Dublettenprüfung warnt beim Anlegen vor Doppeleinträgen und lässt sich jederzeit zusammenführen. Anhänge mit eigenem Kontingent und Volltextsuche gehören ebenfalls dazu. Wird aus einer Anfrage ein Auftrag, übernimmt der Kern von Stammhausplus mit der vollständigen Auftragshistorie.
Website-Formular, Telefon-Notiz — oder gleich selbst schreiben
Ein Website-Formular-Baustein ist ein zweiter Eingang neben der E-Mail, ein Anruf lässt sich als Telefon-Notiz manuell als Vorgang anlegen. Genauso lässt sich initiativ eine echte E-Mail an einen Kunden verschicken, mit Textbaustein und Signatur wie beim Antworten — alles landet im selben Eingangskorb. Eine Formular-Einsendung verhält sich dabei wie eine E-Mail: Der Absender bekommt dieselbe Empfangsbestätigung, die Zuständigen dieselbe Benachrichtigung.
Mehrere Vorgänge auf einen Griff
Mehrere Vorgänge markieren und in einem Schritt Status setzen, zuweisen, eine Wiedervorlage eintragen oder als Spam markieren. Erledigte Vorgänge wandern bei Bedarf ins Archiv statt die Liste zuzumüllen — jederzeit wiederherstellbar, nichts geht verloren.
Wahlweise als Arbeitsblatt oder mit vollständigem Verlauf
Jede Vorgangsmappe lässt sich ausdrucken — wahlweise als kompaktes Arbeitsblatt mit dem Wichtigsten je Nachricht oder mit dem vollständigen Verlauf. Dazu immer ein Bearbeitungsvermerk mit Feldern für "erledigt am", "durch" und Ankreuzfeldern wie "Rückruf nötig". Für unterwegs oder für alle, die lieber mit Papier in der Hand telefonieren.
Schleifensichere Empfangsbestätigung, eigene Signatur je Postfach
Eine automatische Empfangsbestätigung ist opt-in und schleifensicher, damit sie sich nicht selbst beantwortet — wie die Signatur unterm Antworttext lässt sie sich für jedes Postfach einzeln festlegen, info@ antwortet damit anders als buchhaltung@. Dieselben Platzhalter wie in den Textbausteinen (Anrede, Kunde, Ansprechpartner …) füllt sie automatisch mit den echten Daten. Für Nachrichten ohne Anlass — eine selbst verfasste Mail oder eine Formular-Einsendung — legst du fest, welches Postfach standardmäßig sendet; beim Antworten bleibt es ohnehin bei dem, in dem die Mail ankam. Push informiert bei neuer Anfrage und bei jeder Kundenantwort, eine Mini-Auswertung zeigt offene Vorgänge je Person, den ältesten offenen Vorgang und das Wochenvolumen.
Was Anfragen bewusst nicht macht
Kein Kundenportal mit Login, keine Angebots- oder Rechnungserstellung — das Angebot entsteht weiter in WISO, Lexware oder sevdesk und geht als PDF aus der Vorgangsmappe raus. Keine KI-Antwort-Bots, kein WhatsApp.
Alles hier ist auch im Betriebshandbuch in der App beschrieben — Schritt für Schritt, in Ruhe nachlesbar.
